fbpx

Как оптимизацията на процеси ще ни помогне да разрастнем нашия бизнес?

Оптимизация и автоматизация на процеси как могат да ни помогнат в бизнеса. Съвременният бизнес все повече разчита на високите обороти на работата при ниски цени. За да може един такъв бизнес обаче да е печеливш и устойчив, е необходимо вътрешните процеси в компанията да са оптимизирани и по възможност автоматизирани.

Какво е оптимизация на процеси?

Оптимизацията на един процес означава, че за постигането на крайния резултат използваме по оптимален начин наличния ни ресурс. Основен принцип на оптимизацията е еднo и също нещо да не се работи от двама или повече служители едновременно. Също така ключово, за да не се губи екипно време, е наличната в компанията информация да достига до всеки служител според неговата позиция възможно най-бързо и без посредничество.

Добрата оптимизация означава добра координация на:

  • проектите;
  • задачите в екипа;
  • времето и уменията на членовете на екипа;

Примери за лоша оптимизация

Класически пример за лоша оптимизация е, когато цялата информация по дадена поръчка се знае единствено от един член на екипа. Това може да доведе до редица проблеми като:

  • невъзможност за останалите членове от екипа да свършат тяхната работа;
  • ако нещо се случи с този член на екипа (напусне, разболее се, излезе в отпуска или др.) компанията изпада в изключително неприятна ситуация;
  • с времето информацията може да се загуби;

За съжаление нашият поглед върху бизнеса показава, че масово компаниите нямат каквато и да е централизация на фирмената информация. Това е лесно обяснимо, тъй като голяма част от българския бизнес работи в малки екипи от по 3-10 души, които успяват да комуникират без да централизират информацията. Когато обаче бизнесът се разрастне, този проблем изпъква много ярко и настава хаос. Обикновено управителите на такива бизнеси нямат готово решение за тези проблеми и започват да закърпват пробойните на парче.

Оптимизацията на процесите е първото ниво на организация на екипа и процесите в компанията. При лоша оптимизация на процесите в компанията нашият бизнес губи време и пари.

Прост пример: един добре оптимизиран екип от 5 човека може да свърши повече работа от един зле оптимизиран екип от 10 човека. 5-те заплати в повече са фактически загуба за компанията.

Добрата оптимизация на процеси

Добрата автоматизация може да се прояви по много различни начини, като например:

  • комуникация с клиенти и извършване на продажби
  • вътрешно разпределение на проектите и задачите
  • управление на финансите
  • управление на паричните задължения към фирмата
  • организация на фирмения know-how

Ако сложим ред в тези процеси, ще можем да се фокусираме върху постигане на най-високото качество за нашите продукти или услуги и няма да губим ресурса си в хаоса.

Какво е автоматизацията на процеси?

Автоматизацията и оптимизацията са тясно свързани. Едва след като оптимизираме даден процес можем да пристъпим към автоматизирането му. За да автоматизираме, трябва да познаваме в детайли целия процес.

Автоматизацията на процесите е следващата стъпка към постигане на максимална ефективност в бизнеса. Модеретните технологии ни позволяват да автоматизираме огромна част от повтарящите се и рутинни процеси във фирмата. Най-лесни примери за автоматизации са:

  • автоматични напомняния към клиенти за дължими плащания;
  • автоматично създаване и изпращане на фактури и други документи;
  • автоматичен обмен на информация при ползването на софтуер

Автоматизацията напълно изключва човешката намеса и по този начин намалява разходите на фирмата. Един процес рядко е 100% автоматизиран, но колкото повече успеем да автоматизираме, толкова повече бихме могли да ескалираме дейността си.

За кого са подходящи оптимизациите и автоматизациите?

Оптимизацията на процеси е подходяща за всеки бизнес, тъй като чрез нея използваме наличния ни ресурс по най-добрия начин и това ни позолява да намалим разходите и да увеличим приходите. Оптимизацията може да извърши и без каквато и да е технология, но това ще е значително по-трудно.

При автоматизациите нещата стоят малко по-различно. Те са подходящи за бизнеси, които имат ясно изразени еднотипни процеси. Да се създаде автоматизиран процес е трудоемко и трябва да сме сигурни, че този процес няма да се измени коренно в близко бъдеще, както и че повтаряемостта му няма да намелее. На следващо място, има процеси, които не спестяват досатъчно време в екипа и по тази причина не са оправдани. За сметка на това добре подбраните автоматизирани процеси могат да бъдат истински трамплин за бизнеса ни и да доведат до големи печалби, без да е необходимо да увеличаваме драстично екипа си.

One thought on “Как оптимизацията на процеси ще ни помогне да разрастнем нашия бизнес?

  1. Pingback: Управление на финанси в една фирма - Какво трябва да знаем

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Call Now